Qué es Benchmarking
Benchmarking es un modelo o herramienta de mejora continua muy utilizada en muchas empresas para facilitar las comparaciones en diferentes áreas, tanto dentro como fuera de la empresa con la única intención de aumentar su competitividad y eficiencia.
Benchmark significa «punto de referencia», y Benchmarking podemos traducirlo como «evaluación comparativa».
Cuando hablamos de Benchmarking debemos tener en cuenta que no se trata de copiar el modelo a otras empresas, sino aprender de la competencia para innovar y diferenciar nuestra propuesta de valor.
Para qué sirve Benchmarking
A la hora de analizar nuestra empresa, la competencia y el mercado, podemos descubrir nuevas ideas innovadoras aplicables en nuestro negocio. Pero el aporte más valioso del Benchmarking es el conocimiento de nuestro propio negocio, identificando sus debilidades y puntos de mejora. Además nos facilita el desarrollo de planes de acción para incorporar las mejores prácticas y optimizar los procesos dentro de la organización con el único propósito de aumentar el desempeño a corto, medio y largo plazo.
Beneficios principales de Benchmarking
- Descubrir dónde estamos en comparación con los mejores, en términos cuantitativos y cualitativos de las áreas más relevantes analizadas.
- Determinar cuáles son los principales gaps y áreas de mejora concretas en cada aspecto analizado.
- Ayuda a la empresa a conocer con más criterio sus fortalezas y debilidades, así como sus oportunidades de mejora.
- Adaptar las mejores prácticas en términos de estrategia, métodos, procesos y técnicas.
- Crear un sentido de urgencia en la empresa para no acomodarse con los indicadores actuales y establecer planes de acción concretos.
- Utilizar los resultados para establecer nuevos objetivos a los responsables de las áreas correspondientes.
- Disponer de una fuente motivación adicional a las áreas involucradas en alcanzar los mejores estándares de mercado.
Tipos de Benchmarking
Existen 3 tipos de Benchmarking:
Benchmarking Interno
El Benchmarking interno lo suelen realizar empresas grandes, ya que su objetivo es identificar en una primera toma de contacto si existen buenas prácticas relevantes en alguna área concreta y puedan ponerla en marcha en otro área, en diferente unidad de negocio o en otro país.
Benchmarking Competitivo
En este caso, el Benchmarking se realiza con el propósito de identificar áreas de mejoras con respecto a productos, procesos, servicios o cualquier otro área de la empresa con respecto a los líderes del sector.
Benchmarking Funcional
El Benchmarking funcional identifica las mejores prácticas en procesos, funciones, operaciones… de una empresa que sea excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que sea competidora ni pertenezca al mismo sector.
Etapas de Benchmarking
La metodología completa que se utiliza para analizar un proceso de Benchmarking es la siguiente:
- Determinar y acordar internamente los indicadores claves a analizar en el proceso de Benchmarking.
- Establecer el alcance y criterios del proceso. Empresas de referencia en el mercado (no solo de la competencia ni nuestro sector necesariamente). Confirmar las áreas y métricas a investigar. Planificación del proceso de Benchmarking.
- Realización del proceso de investigación sistemático (con recursos internos o externalizando), asegurando la disponibilidad del presupuesto (para que sea comparable en el tiempo).
- Análisis de los resultados normalizados e identificación de las principales prácticas comparativas. Comunicar y compartir a nivel interno la información y datos de los resultados del proceso.
- Seleccionar y acordar las áreas foco de mejora. Establecer e implementar un plan de actuación para adoptar las mejores prácticas y procesos en cada caso, asignando los responsables. Incorporar los objetivos que queremos conseguir.
- Análisis y medición de los avances y resultados conseguidos del Plan de acción. Aprendizajes. Transcurrido un tiempo, se debe realizar un nuevo estudio para evaluar los posibles avances en cada caso.
Recomendaciones para hacer Benchmarking correctamente
- Cuestiónatelo todo, evita copiar lo que hacen «los líderes o los mejores» sin preguntarte por qué lo hacen.
- Evitar síndrome de «ellos son diferentes de nosotros»… por eso lo hacen mejor.
- No perder la perspectiva. No todos los datos son válidos para nuestra empresa.
- No seleccionar lo que nos gusta y descartar lo que no…
- No centrarse exclusivamente en la competencia. Se trata de conocer las mejores prácticas en las diferentes áreas de diferentes tipos de empresa.
- Aprender de aspectos de excelencia nos ayuda a identificar nuevas oportunidades para ser mejores, más eficientes y eficaces.
- No vale una «foto«. Analizarlo de forma periódica utilizando misma base.